IT-Seal GmbH

Von drei Freunden direkt aus der Uni heraus gegründet, unterstützt IT-Seal Unternehmen dabei, sich vor Cyber-Angriffen zu schützen. Dabei konzentriert sich das Darmstädter Start-up auf die Mitarbeiter als den wichtigsten Angriffspunkt. In Phishing-Simulationen und mit Test-Anrufen ermitteln sie deren aktuelles Sicherheitsverhalten in Form eines „Employee Security Index“. Passend angebotene Schulungsmaßnahmen helfen dann dabei, die erkannten Schwachstellen zu schließen und den Index immer weiter zu verbessern.

„Als eigenfinanziertes Start-up müssen wir unser Geld beisammen halten“, erläutert Yannic Ambach, Head of Technology & Finance und einer der Gründer der IT-Seal GmbH. Deshalb nahmen sie dankbar den Rat ihres Gründungsberaters an, das eigene Gehalt steuer- und sozialversicherungsoptimiert zu gestalten. Für die einfachen Gutschein- oder Kartensysteme, die dafür bislang üblich waren, konnten sie sich allerdings nicht begeistern. „In der Innenstadt mag so etwas funktionieren“, findet Ambach. „Aber hier in der Umgebung des Gründerzentrums fehlen einfach die Akzeptanzstellen dafür.“ Um die gezahlten Sachbezüge selbst zu verwalten, war wiederum der Dokumentationsaufwand zu groß. „Schließlich wollen wir uns mit der IT-Sicherheit unserer Kunden beschäftigen und nicht die ganze Zeit irgendwelche Kassenbons auswerten müssen.“


Am Monatsende schickt trebono automatisch die korrekte Abrechnungsdatei. Direkt weitergeleitet an den Steuerberater, muss der sie nur noch in die Lohnabrechnung übernehmen.


Yannic Ambach Head of Technology & Finance, IT-Seal GmbH

Dann kam 2018 mit trebono erstmals eine Lösung auf den Markt, die alle möglichen Formen abgabenoptimierter Vergütungen unterstützt und die gesamte Abwicklung in die Cloud verlagert. „Natürlich haben wir uns das gleich sehr kritisch angesehen und konnten feststellen, dass die Software wirklich gut gemacht ist“, berichtet Ambach. „Der gesamte Dokumentationsaufwand beschränkt sich darauf, dass der Mitarbeiter die Smartphone-App benutzt und damit seine Quittung abfotografiert. Alles andere passiert dann durch die trebono Cloud – datenschutzkonform und GoBD-gerecht.“

Vor allem unterstützt trebono eine ganze Reihe von Bonus-Modulen mit all ihren steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Spezifika. „Wir haben uns für eine Kombination aus Sachbezug und digitaler Essensmarke entschieden“, erklärt Ambach. Dank der mitgegebenen Formulierungshilfe war es kein Problem, vom Finanzamt die Zusage für den Wocheneinkauf zu erhalten. So müssen die drei ihre Essensmarken nicht täglich ausgeben, sondern können auch mehrere auf einmal für einen größeren Einkauf im Supermarkt verwenden. „Entscheidend für uns war, dass wir frei wählen können, wo wir einkaufen und essen gehen, und dabei nicht mit physischen Bons hantieren müssen“, beschreibt der IT-Spezialist den Vorteil. „Das Foto vom Beleg reicht aus, die Verrechnung mit dem Bonus läuft automatisiert im Hintergrund.“

Wenn dabei etwas unklar ist, meldet sich eine Steuerfachkraft im Chat innerhalb der trebono App auf dem Smartphone. „Ich habe mal aus Versehen einen Beleg doppelt gescannt“, erinnert sich Ambach. „Da habe ich dann aber sofort einen Hinweis bekommen.“ Auch sonst wird der Nutzer durch eindeutige Bedienhinweise geführt und kann sich bei Bedarf weitere Hintergrundinformationen, etwa zu den genauen Voraussetzungen für die genutzte Begünstigung, abrufen.

Sind die Belege erst einmal in die Cloud hochgeladen und verarbeitet, bleiben sie dort rechtssicher dokumentiert. Steht eines Tages eine Betriebsprüfung an, erhält der Prüfer Zugang zu allen Buchungen und den zugehörigen, TR-RESISCAN-konform archivierten Belegen. Beanstandungen sind dabei keine zu befürchten, denn es kommen grundsätzlich nur die Beträge zur Auszahlung, die durch überprüfte Belege einwandfrei nachgewiesen sind. „Am Monatsende schickt trebono automatisch die korrekte Abrechnungsdatei. Direkt weitergeleitet an den Steuerberater, muss der sie nur noch in die Lohnabrechnung übernehmen“, so Ambach.

Die IT-Seal-Gründer hat die Einfachheit von trebono also längst überzeugt. Im nächsten Schritt sollen auch die Mitarbeiter davon profitieren können. Dabei geht es nicht nur um das Einsparpotential, wie Ambach betont: „Es macht schon Spaß, einen Beleg einzuscannen und zu wissen: Das bekomme ich jetzt von meinem Arbeitgeber bezahlt.“


logo_it_seal.png

IT-Seal GmbH

Hilpertstr. 31
64295 Darmstadt

www.it-seal.de