Unser trebono FAQ: Mitarbeiter Benefit Portal
Erfahren Sie hier mehr über unser trebono Benefit Portal und lesen Sie die Antworten auf die uns am häufigsten gestellten Fragen.
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Ein Mitarbeiter-Benefit-Portal
trebono bietet den Unternehmen die einzigartige Möglichkeit, alle gängigen steuerfreien Sachbezüge des Einkommenssteuergesetzes digital und automatisiert zu verwalten. Vom Sachbezug 50 Euro über den Essenskostenzuschuss in Form von digitalen Essensmarken oder Essen-Gutscheinen bis hin zum Erholungskostenzuschuss und Job-Ticket. Darüber hinaus bietet trebono Ihnen auch die Möglichkeit, Gesundheits-Benefis wie zum Beispiel das betriebliche Gesundheits-Management einfach und rechtssicher zu verwalten. Einfach ein Jahresbudget für den Mitarbeiter definiert und los geht‘s.
Einfacher geht nicht!
Ganz einfach: Der Mitarbeiter macht mit der trebono Handy-App ein Bild vom benötigten Beleg und das war‘s. trebono prüft automatisch alle relevanten rechtlichen Inhalte sowie die Beträge und erstellt daraus für Sie am Ende des Monats eine Sachlohnliste zur Dokumentation sowie eine Lohnabrechnungsdatei für Ihren Lohnabrechner zum Import in das Lohnbuchhaltungssystem.
Einfacher geht nicht!
Unser Versprechen an Sie:
Innerhalb von 24 Stunden nach Eingang der relevanten Mitarbeiterinformationen in unserer Auftragsdatei (Excel) und Vorliegen der unterschriebenen Bestellunterlagen sind Ihre Mitarbeiter vollständig eingerichtet und online mit unserer Handy-App, egal ob 100 oder 10.000 Mitarbeiter.
Einfacher geht nicht!
Unserer trebono digitale Essensmarke FLEX ermöglicht es Ihnen, Ihren Mitarbeitern jeden Monat zum 4 Mal einen Essenskostenzuschuss von bis zu 7,23 € zu gewähren. Die in Anspruch genommenen Essensmarken werden dann automatisch über die nächste Lohnabrechnung dem Mitarbeiter erstattet. Nicht genutzte Essensmarken werden nicht in den folgenden Monat übertragen.
Mit diesem Starter Service als zusätzlichen flexiblen Benefit schaffen Sie einen monatlichen positiven Effekt bei Ihren Mitarbeitern, die es Ihnen danken werden.
Beispiele:
10 Mitarbeiter, 4 digitale Essenmarken á 7,23 € je Monat
Maximale monatliche Aufwendungen für Sie:
28,92 € (Essenszuschuss) + ca. 4,00 € (Pauschal-Steuer) + 4,00 € (trebono DEM Flex Servicegebühren) = 36,92 € * 10 MA = 369,20 €
10 Mitarbeiter, 3 digitale Essenmarken á 5,00 € je Monat
Maximale monatliche Aufwendungen für Sie:
15,00 € (Essenszuschuss) + ca. 3,00 € (Pauschal-Steuer) + 3,00 € (trebono DEM Flex Servicegebühren) = 21,00 € * 10 MA = 210,00 €
Alle Preise verstehen sich Netto zuzüglich der jeweils gültigen MwSt.
Einfacher geht nicht!
Das trebono Mitarbeiter Benefit Portal bietet den Unternehmen und Mitarbeitern verschiedene Services, wie z.B.
- Sachbezug-/Essen oder Geschenk Gutscheine
- die Prüfung und digitale Verwaltung verschiedener Sachlöhne (z.B. Internet, Erholungskostenzuschuss, etc.) an.
Diese Services können individuell je Mitarbeiter gebucht werden. trebono berechnet für jeden gebuchten Service eine monatliche Service Gebühr pro Mitarbeiter.
Die monatlichen Gebühren je Mitarbeiter für die einzelnen Services betragen:
- digitale Essensmarke: ab 1 Euro (für z. B. 1 Essenmarken im Monat)
- digitaler Essen Gutschein: 10 Euro im Monat
- Erholungsbeihilfe und Geschenk Gutschein: je 1€ im Monat
- Internet, Handy, KITA, Job Ticket: je 2€ im Monat
- Sachbezug Gutschein: je 3€ im Monat
Betr. Gesundheitsmanagement: je 4€ im Monat
Einmalig berechnen wir 10€ je Mitarbeiter und Service für die Erst-Einrichtung, Schulung der Administratoren und Super Anwender.
Alle Preise verstehen sich Netto zuzüglich der jeweils gültigen MwSt.
Lassen Sie sich passend zu ihrer Unternehmenssituation ein verbindliches Angebot erstellen!
Transparenter geht nicht!
trebono rechnet nach aktueller Nutzung ab. Sie zahlen eine Servicegebühr pro Mitarbeiter und Monat je aktivem Modul (Sachlohn).
Die Rechnungsstellung erfolgt an jedem Ersten eines Monats im Voraus.
Es gibt keine langen Vertragslaufzeiten, Sie können jeden Monat aufhören.
Einfacher geht nicht!
Keine Angst: Sie müssen uns nicht umständlich eine E-Mail mit Ihren Änderungen schicken!
Wir haben innerhalb unserer trebono Plattform ein Web-Portal, das trebono Portal, für Arbeitgeber und Mitarbeiter entwickelt.
Mit dem trebono Portal können Sie sehr einfach und schnell Mitarbeiter-Informationen wie z. B. monatliche Beträge ändern.
Auch neue Mitarbeiter haben Sie selbst in unter 60 Sekunden neu angelegt und für die Benefits freigeschaltet!
Einfacher geht nicht!
Für jeden einzelnen Sachlohn, den Sie den Mitarbeitern geben, sollten Sie eine eigene ergänzende Vereinbarung (EV) haben. Das sind schnell mal einige tausend Vereinbarungen (z. B. 500 Mitarbeiter mit je 3 Sachlöhnen sind 1.500 EVs).
trebono erlaubt es Ihnen, eine EV-Vorlage je Sachlohn zu hinterlegen und erstellt dann automatisiert die EV, die durch den Mitarbeiter in Textform in der Handy-App bestätigt wird. Die EV wird dann mit Zeitstempel und digitaler Unterschrift in der trebono Cloud archiviert.
Selbstverständlich steht sie Ihnen und Ihren Mitarbeitern jederzeit online über unseren Portalzugriff zur Verfügung. Sollten Sie EV–Muster für Ihren Anwalt benötigen, kein Problem – wir stellen Ihnen gerne einige Muster zur Verfügung.
Einfacher geht nicht!
Im Zuge der Digitalisierung der Betriebsprüfungen wird es immer wichtiger, den Prüfern Informationen digital zur Verfügung zu stellen.
trebono speichert alle prüfungsrelevanten Belege und Dokumentationen 12 Jahre. Damit sind alle Prüfungszeiträume abgedeckt. Der Prüfer kann, wenn Sie dies möchten und erlauben, einen sogenannten Prüferzugriff bekommen. Mit diesem Zugriff sieht der Prüfer alle für ihn notwendigen Informationen (z. B. Belege, EVs, Sachlohnlisten, etc.) über das trebono Portal von seinem Büro im Finanzamt aus.
Einfacher geht nicht!
Unser Versprechen:
trebono hat ein Versprechen für Sie: Wir unterstützen Ihr Lohnabrechnungssystem, komme was wolle!
Zur Erst-Einrichtung gehört bei uns selbstverständlich dazu, dass wir den Import Ihrer Lohnabrechnungssoftware reibungslos unterstützen!
Ohne eine automatisierte Integration in Ihr Lohnabrechnungssystem verpassen Sie einen großen Mehrwert.
Zur Zeit unterstützen wir eine ganze Reihe namhafter Hersteller wie z. B. DATEV, Addison, Lexware, Perforce, LOGA, Topas, SAGE, etc.
Einfacher geht nicht!
NEIN, Sie können alle mit trebono bildlich erfassten Belege und Dokumente vernichten!
Wir als Unternehmen haben uns als eines unserer wichtigsten Ziele die Rechtssicherheit unserer trebono-Plattform gesetzt.
Hierzu zählt neben der DSGVO-Konformität insbesondere die rechtssichere bildliche Erfassung nach TR-Resiscan.
Der mobile Digitalisierungsprozess der trebono-Plattform ist als erster und einziger in Deutschland und damit in der Welt nach TR-Resiscan durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationswirtschaft überprüft und zertifiziert worden!
Durch diese außerordentlich herausfordernde Zertifizierung ist es uns gelungen die Anforderungen an das original Dokument ersetzende Scannen mobile zu realisieren, so dass unsere Kunden ohne Bedenken die Papierbelege vernichten können und das Original eines Beleges in der trebono-Plattform liegt.
Von der Organisationsanweisung über das Verarbeitungsprotokoll bis hin zum Transferprotokoll ist alles nachvollziehbar vorhanden.
Achtung: Deshalb sind Digitalisierungsverfahren mit Hilfe von Messenger Diensten wie z. B. WhatsApp datenschutzrechtlich äußerst bedenklich.
Einfacher geht nicht!
Mit Recht fordert die DSGVO ein hohes Maß an Schutz der Informationen über Menschen, damit die Privatsphäre jedes Einzelnen geschützt ist und bleibt!
Wir als Unternehmen haben uns als eines unserer wichtigsten Ziele die Rechtssicherheit unserer trebono-Plattform gesetzt.
Hierzu zählt neben der rechtssicheren bildlichen Erfassung nach TR-Resiscan auch die Unterstützung aller relevanten Anforderungen der DSGVO. Ein intelligentes Rollenkonzept erlaubt uns jedem Anwender unserer trebono-Plattform nur die Informationen zu zeigen, die er unbedingt zur erfolgreichen Ausführung seiner Aufgabe benötigt. Neben dieser wichtigen Funktionalität protokollieren wir jeden Zugriff auf Informationen, sowie Änderungen. Weiterhin ist es wichtig, dass digitalisierte Belege eines Mitarbeiters vor dem Zugriff Dritter geschützt sind! Deshalb sind Digitalisierungsverfahren mithilfe von Messenger-Diensten wie z. B. WhatsApp datenschutzrechtlich äußerst bedenklich.
Unser Versprechen:
Wenn Sie etwas finden sollten, das nicht der DSGVO entspricht, werden wir alles daran setzen, dies schnellst möglich zu beseitigen!
Die trebono Platform läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland und nicht irgendwo bei einem amerikanischen Anbieter mit undefiniertem Standort der Daten.
Sicherer geht nicht!
Der Gesetzgeber unterstützt gesundheitliche betriebliche Maßnahmen im Rahmen des sogenannten Betrieblichen Gesundheitsmanagement (kurz BGM) mit bis zu 600 € im Jahr pro Mitarbeiter steuerfrei. Voraussetzung hierfür ist, dass es sich um eine zertifizierte Maßnahme handelt, eine Rechnung und eine Teilnahmebestätigung vorliegt.
Das trebono Mitarbeiter-Benefit-Portal unterstützt im Rahmen eines Gesundheits Benefit die komplette Verwaltung steuerrelevanter Dokumente sowie die einzelnen Jahresbudgets der Mitarbeiter.
Einfacher geht nicht!
Eine Corporate Benefits Lösung ist nichts anderes als eine Einkaufs Web-Seite hinter der mehrere Anbieter ihre Produkte anbieten. Bei dieser Einkaufs Web-Seite schließt der Arbeitgeber einen Rahmenvertrag mit toll klingenden Rabatten mit dem Betreiber ab. Die Mitarbeiter bekommen dann einen Zugriffs Code und können von diesen Rabatten profitieren. Meistens sind die dort angebotenen Produkte teurer als in allgemein zugänglichen Einkaufsportalen. Die vermeintlich tollen Mitarbeiter Rabatte sind oftmals nur Augenwischerei. Auch ist noch nicht abschließend geklärt, ob diese Rabatte nicht als Geldwerter Vorteil vom Arbeitnehmer zu versteuern sind. Aus gut gemeinter Mitarbeitermotivation wird so schnell Mitarbeiterfrust.
Im Gegensatz hierzu ermöglicht das trebono Mitarbeiter Benefit Portal den Unternehmen die einzigartige Möglichkeit, alle gängigen steuerfreien Sachbezüge des Einkommenssteuergesetzes digital und automatisiert zu verwalten. Vom Sachbezug 50 Euro über den Essenskostenzuschuss in Form von digitalen Essensmarken oder Essen-Gutscheinen bis hin zum Erholungskostenzuschuss und Job-Ticket. Darüber hinaus bietet trebono Ihnen auch die Möglichkeit, Gesundheits-Benefis wie zum Beispiel das betriebliche Gesundheits-Management einfach und rechtssicher zu verwalten. Einfach ein Jahresbudget für den Mitarbeiter definiert und los geht‘s.
So können Arbeitgeber und Arbeitnehmer endlich sorglos von all den zusätzlichen Leistungen profitieren.
Einfacher geht nicht!
trebono unterstützt 7 verschiedene Waren- und Dienstleistungskategorien für die digitalen Gutscheine. Im einzelnen sind das:
- Alles für deine Gesundheit
Waren und Dienstleistungen, die der Erhaltung der Gesundheit dienen. Beispiele: Nahrungsergänzungsmittel, Fitnessstudio/-magazine, Erholungsreisen, Sportbekleidung und Trainingszubehör, Sportgeräte (z.B. Fahrrad) etc. - Alles für dein Haus / Wohnung
Waren und Dienstleistungen, die zur Erhaltung oder Gestaltung des Hauses oder der Wohnung geeignet sind. Beispiele: Handwerkerrechnungen, Energieträger (z.B. Pellets, Öl), Baumaterialien, Deko Artikel, Möbel, Pflanzen, Blumenerde, etc. - Alles was dein Auto bewegt
Waren und Dienstleistungen, wie Kraft- und Schmierstoffe, sowie Zusatzprodukte (Add Blue, etc.), Zubehör (z.B. Scheibenwischer), Fahrzeugreparaturen, Fahrzeugwäschen sowie Mauten und Fähr- und Parkgebühren. - Alles für deine Ernährung
Waren rund um die Ernährung. Beispiele: Lebensmittel, Getränke (auch alkoholische), Lebensmittel Lieferdienste, Essen im Restaurant, auch für mehrere Personen (Ausnahme bezahltes Arbeitsessen), Fastfood, etc. - Alles für deinen Haushalt
Waren und Dienstleistungen rund um Küche und Haushalt. Beispiele: Küchengeräte wie Mixer oder Brotschneider, Töpfe, Teller, Besteck, Staubsauger, Reinigungsmittel, Blumen, etc. - Alles für deine digitale Welt
Waren und Dienstleistungen rund um elektronische Produkte, die nicht bereits in anderen Kategorien enthalten sind. Beispiele: Hi-Fi Geräte, Fernseher, Computer, Handys, Tablets, Drucker, Spielkonsolen, EDV-Bücher/Zeitschriften, etc. - Alles für deine Mode, Kosmetik und Schönheit
Waren und Dienstleistungen rund um Mode und Aussehen. Beispiele: Kleidung, Schmuck, Kosmetik, Drogerieartikel, Produkte für die eigene Erscheinung, etc.
Einfacher, transparenter und sicherer geht nicht!
Mit diesem Fullservice-Konzept haben wir an alles gedacht: Leichte Kostenabwicklung und Echtzeit-Management-Dashboard, transparente Preise und sicherer Datenaustausch.
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