Guthabenkarte für Mitarbeiter
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Was ist eine Guthabenkarte
Die Guthabenkarte ist eine Karte, auf die Sie als Arbeitgeber steuerfreie Sachbezüge einzahlen. Es besteht zum Beispiel die Möglichkeit, zu besonderen Anlässen steuerfreie Sachbezüge zu gewähren. Besondere Anlässe sind z. B. Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes. Bis zu 60 € je Anlass sind hierbei steuerfrei. Diese Sachbezüge können zusammen mit den monatlich steuerfreien 44 € als Sachbezug auf eine Guthabenkarte gebucht werden.
Jeder Arbeitnehmer hat dann die Möglichkeit, sein Guthaben frei einzusetzen. Arbeitnehmer können entweder regelmäßig kleinere Beträge oder das gesammelte Guthaben zu einem späteren Zeitpunkt für einen größeren Wunsch ausgeben. Das war bis zur Änderung und Verschärfung des § 8 Satz 11 EStG zum 1. Januar 2020 unproblematisch. Seither können Sachbezugs Karten nur noch steuerfrei genutzt werden, wenn sie sehr strengen Vorgaben genügen. Zurzeit ist die Erfüllung dieser Vorgaben von den Finanzbehörden noch nicht bestätigt, sodass Arbeitgeber Guthabenkarten momentan auf eigenes Risiko nutzen. Ein Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums wird den Einsatz im Laufe des Jahres 2020 neu regeln..
Wie funktioniert die Guthabenkarte?
Die Guthabenkarte funktioniert wie folgt: Der Arbeitgeber zahlt einen bestimmten Betrag auf die Guthabenkarte ein. Sein Mitarbeiter kann aus dem Angebot vertraglich angeschlossener Partner (= Akzeptanzstellen) frei wählen, wo er sein Guthaben einlösen möchte. Die Bereiche sind breit gefächert: Eine Guthabenkarte kann für das Tanken genutzt werden, zum Einkaufen bei teilhabenden Geschäften, als Erlebnisgutschein oder einfach beim Onlineshopping. Somit ist die Karte für jeden Mitarbeiter nutzbar und eine Alternative für ein betriebliches Incentive. Es ist allerdings ab Januar 2020 mit erheblichen Einschränkungen der Nutzbarkeit zu rechnen, um die Steuerfreiheit weiterhin gewährleisten zu können. Es ist damit zu rechnen, dass einige Anbieter dieser Karten die Einschränkungen nicht erfüllen können und somit vom Markt genommen werden.
Freibetrag bei Guthabenkarten
Zu beachten ist: der Freibetrag von 44 € monatlich, bzw. 60 € pro besonderem Anlass, darf bei Guthabenkarten nicht überschritten werden. Sonst werden alle bezahlten Beträge steuerpflichtig. Zudem gelten seit Januar 2020 die neuen Richtlinien für Gutscheinkarten als Sachbezüge, welche die bereits erwähnten Einschränkungen nach sich ziehen. Für eine künftige Nutzbarkeit spricht, wenn die Einlösung der Gutscheinkarte regional oder auf bestimmte Produkt-Kategorien oder auf vertraglich angeschlossene Partner beschränkt ist.
Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
- Alle gezahlten Beiträge kommen steuerfrei beim Arbeitnehmer an, der Arbeitnehmer erhält mehr netto.
- Mitarbeiter können frei mit den Beträgen umgehen, es besteht jedoch eine Bindung an die vertraglich angeschlossenen Partner (= Akzeptanzstellen).
Nachteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
- Die steuerfreie Nutzbarkeit ist ab Januar 2020 von den Finanzbehörden noch nicht bestätigt. Der Arbeitgeber trägt das Risiko einer Nachzahlung von Steuern und Sozialversicherung.
- Mitarbeiter könnten in Zukunft sehr starke Einschränkungen in der Nutzbarkeit haben, damit der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ab Januar 2020 weiterhin einen steuerfreien Einkauf ermöglichen kann.
- Viele Guthabenkarten müssen alle drei Jahre kostenpflichtig erneuert werden.
- Der Mitarbeiter muss die Karte bei sich tragen.
- Eine weitere Karte im Geldbeutel bedeutet, eine weitere PIN verwalten zu müssen.
- Wenn der Einkaufsbetrag zu hoch ist, wird die Karte bei Bezahlung abgelehnt.
Alternativen zu Guthabenkarten
- Manuelle Ausgabe von Gutscheinen, die bereits offiziell bei den Finanzbehörden anerkannt sind.
- Digitale trebono Gutscheine, die dem Arbeitnehmer weiterhin ein Maximum an Flexibilität bei der Nutzung bieten.
Vorteile digitale Gutscheine von trebono
- Digitale Ausgabe der Gutscheine per Smartphone App.
- Einfache Verwaltung für den Arbeitgeber durch eine smarte Internet-Plattform, die einfach zu bedienen ist und so die Verwaltung auf ein Minimum reduziert.
- Einfache Nutzbarkeit für den Arbeitnehmer – es läuft alles über die trebono mobile App auf seinem Smartphone oder Tablet.
Mit trebono funktioniert die Auszahlung Ihrer Mitarbeitersachbezüge noch reibungsloser!
Die smarte App reduziert den Verwaltungs-Aufwand, ist nutzerfreundlich und garantiert rechtssicher.
Weitere Vorzüge
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